IT-Rollouts erfolgreich gestalten: Change-Expertin Daniela Berens im Interview

Die Einführung neuer IT-Systeme ist weit mehr als ein technisches Projekt – sie bringt tiefgreifende Veränderungen für Arbeitsweisen und Prozesse mit sich. Doch wie gelingt es Unternehmen, ihre Mitarbeitenden rechtzeitig einzubinden und die Akzeptanz für neue Systeme zu sichern? Daniela Berens, Seniorberaterin für Change-Management und Change-Kommunikation bei der mima-co GmbH, teilt im folgenden Kurz-Interview ihre Erfahrungen. Drei Fragen, drei Antworten:

Daniela, wie können Unternehmen ihre Mitarbeitenden am besten auf Veränderungen im IT-Bereich vorbereiten?

„Wichtig ist, Veränderungen in der IT frühzeitig anzukündigen – aber nicht zu früh. Ein paar Monate Vorlauf sind ideal, weil es Zeit für die Vorbereitung braucht. IT-Umstellungen werden nicht selten mit einem Big Bang – also von heute auf morgen – eingeführt: Ein neues System soll dann prompt genutzt werden, das alte ist nur noch lesend verfügbar. Damit das reibungslos klappt, müssen vorab viele Dinge erledigt werden. Zum Beispiel geht es oft um Datenmigration, um Prozessklärung und natürlich um die IT-System-Schulung selbst.

Es muss entschieden werden, welche Daten mitgenommen werden und welche bereinigt werden können – und auch laufende Projekte lassen sich nicht immer einfach umziehen. Prozesse sind oft zu verhandeln, gemeinsame Geschäftsobjekte zu klären, Interessen hinsichtlich Transparenz abzugleichen. Deshalb sollte man früh genug mit den Betroffenen ins Gespräch gehen, um Bedenken zu hören und gemeinsam Lösungen zu entwickeln.

Sobald die Kommunikation dann startet, sollte sie konstant bleiben. Es hilft, den Mitarbeitenden einen klaren Plan an die Hand zu geben, damit sie wissen, was wann passiert. Der muss gar nicht bis ins letzte Detail stehen, aber es sollte deutlich werden, dass ihre Bedürfnisse berücksichtigt sind. Am Ende geht es darum, transparent und gut strukturiert vorzugehen, damit alle sich abgeholt fühlen und mit der Veränderung gut mitgehen können.“

Welche Rolle spielt Kommunikation in einer erfolgreichen IT-Rollout-Strategie?

„Kommunikation ist das A und O bei einem erfolgreichen IT-Rollout. Sie sorgt für Verständnis und gibt allen Beteiligten die Sicherheit, zu verstehen, was auf sie zukommt und was genau von ihnen erwartet wird. Ohne eine klare und durchgängige Kommunikation würde schnell Chaos entstehen. Besonders wichtig ist es, das Warum zu erklären: Warum wird das neue System eingeführt? Warum ist diese Veränderung für die Organisation notwendig? Und was bedeutet sie konkret für einzelne Teams oder Rollen? Wenn das nachvollziehbar ist, hilft es enorm, Frustration und Irritation zu vermeiden – gerade dann, wenn das neue System anfangs noch nicht perfekt läuft oder sich über längere Zeit weiterentwickelt.

Menschen tun sich leichter mit Veränderungen, wenn sie den Nutzen für sich selbst und für die Gesamtorganisation erkennen. Das gilt besonders, wenn manche durch die Umstellung zunächst mehr Arbeit haben, etwa weil sie Daten einpflegen müssen, die später anderen helfen. Wer versteht, warum er mehr investiert, akzeptiert eher anfängliche Mehraufwände. Dabei ist es entscheidend, aus Anwendersicht zu kommunizieren – also verständlich, relevant und auf die Praxis bezogen. Nur so wird die fachliche Lösung auch als sinnvoll wahrgenommen.“

Was sind die häufigsten Fehler, die Unternehmen beim Rollout neuer IT-Systeme machen, und wie lassen sie sich vermeiden?

„Meine Erfahrung: Einer der häufigsten Fehler bei IT-Rollouts ist, dass Systeme in isolierten Teilprojekten ausgerollt werden, ohne das große Ganze im Blick zu behalten. Verschiedene Funktionalitäten oder Systemebenen werden separat entwickelt, und am Ende müssen die Anwender mit „Brüchen“ umgehen. Das führt dann zu Frust und Ablehnung. Stattdessen sollte von Anfang an vernetzt gedacht werden – als ein gemeinsames IT-Team mit einer durchgängigen, abgestimmten Strategie und Lösungsidee. Ein Beispiel ist SAP: Zwar können einzelne Module unabhängig voneinander entwickelt und implementiert werden, aber sie müssen aufeinander abgestimmt und im Gesamtprozess sinnvoll integriert sein. Regelmäßige Abstimmungspunkte helfen, das zu gewährleisten.

Ein weiterer großer Fehler ist, zu viel zu versprechen und Erwartungen nicht richtig zu managen. Oft wird die finale Lösung frühzeitig präsentiert, doch in der Realität erfolgt die Einführung in Stufen, mit Teillösungen, die noch nicht perfekt sind, und das über mehrere Monate und Jahre hinweg. Wenn dann Verzögerungen auftreten – und aus geplanten drei bis fünf Jahren plötzlich sechs bis zehn werden – sorgt das für Frustration und die Glaubwürdigkeit leidet. Deshalb ist es besser, realistisch zu planen und von Anfang an klar zu kommunizieren, dass sich ein IT-Rollout weiterentwickelt und Zeit braucht.

Außerdem werden die Anwendenden oft nicht ausreichend einbezogen. Wer soll das System nutzen? Welche Bedürfnisse haben diese Mitarbeitenden? Was ist der Mehrwert für die einzelnen Rollen? Wer frühzeitig Feedback bei den Betroffenen einholt und mit Tests arbeitet, stellt sicher, dass die Lösung nicht an den tatsächlichen Anforderungen vorbeigeht. Denn ein IT-Rollout ist in Wahrheit immer ein Prozess-Rollout – und genau da liegt die eigentliche Herausforderung. Es geht nicht nur um neue Software, deren Bedienung erlernt werden muss – es geht um neue Arbeitsweisen, um Transparenz und um Vertrauen. Wer dies beachtet, vermeidet viele typische Stolperfallen und sorgt für eine erfolgreiche Einführung.“